Hoe kunnen we kleine ondernemingen beter toegang geven tot overheidsopdrachten? Interview met Claire Allard

Als u voor uw goederen en diensten een beroep doet op kleine en middelgrote ondernemingen (kmo’s) kunt u uw inkooppraktijken onder handen nemen om bij te dragen aan de Brusselse economische transitie. Die ondernemingen zijn immers een drijvende kracht achter innovatie en kunnen u oplossingen voorstellen waaraan u zelf misschien niet gedacht had. Maar opdat die ondernemingen ook kunnen inschrijven op uw aanbestedingen moet u de manier waarop u die  uitschrijft aanpassen. We hebben het erover met Claire Allard, oprichtster van Citynova, een duurzaam communicatiebureau dat gevestigd is in Anderlecht.

Schrijven jullie vaak in op aanbestedingen voor overheidsopdrachten? Waarom?

We schrijven regelmatig in op openbare aanbestedingen en onze voorkeur gaat daarbij uit naar die met een positieve sociale of ecologische impact. Aanbestedingen zijn goed voor zowat 60% van onze bestellingen. Het is onze prioriteit om producten te creëren met een positieve impact op het leven van de mensen en ondertussen ook onze ecologische voetafdruk te verkleinen. Door samen te werken met overheidsinstanties kunnen we die doelstellingen rechtstreeks bereiken.

Tegen welke moeilijkheden lopen jullie als kleine onderneming aan om mee te dingen naar aanbestedingen?

We krijgen te maken met verschillende moeilijkheden. Ik noem er drie:

De eerste zijn overheidsopdrachten waarbij de prijs het voornaamste selectiecriterium is. In die gevallen reageren we niet want we willen kwaliteitsvol werk met duurzame materialen aanbieden, en dat betekent dat onze prijs noodgedwongen hoger zal liggen dan die van anderen. Het is beter om altijd een bepaalde ratio voor de prijs, de methodologie, de ervaring enz. te hanteren.

Ook het gebrek aan transparantie over het geschatte budget kan onze taak bemoeilijken. Als ze mij vragen om een gezelschapsspel te maken met een budget van € 5.000 of € 15.000, dan ga ik niet hetzelfde spel aanbieden. Voor € 5.000 krijg je zeker en vast een kaartspel terwijl dat met een ruimer budget een bordspel met uiteenlopende elementen kan worden. Dan leggen ze het bedrag beter vooraf vast zodat wij aangepaste oplossingen kunnen voorstellen. Een derde moeilijkheid is dat op die aanbestedingen inschrijven voor ons veel werk vooraf met zich meebrengt. Voor de grootste budgetten valt te overwegen om met een intentieverklaring en/of een moodboard te werken. Maar als ze als selectiecriterium vragen om een methodologie of een design uit te werken kost ons dat veel tijd, die we niet vergoed krijgen. Dat noemen ze in het Engels speculative work. Er bestaat een grappige video die dat concept toelicht. Vaak beantwoorden die haastig in elkaar geflanste concepten niet voldoende aan de vraag van de klant of aan het doelpubliek omdat er vooraf geen enkele vergadering heeft plaatsgevonden. Wij brengen graag samen met anderen dingen tot stand en het is belangrijk dat de leverancier van de dienst en de klant hand in hand werken. Om gemakkelijker een keuze te kunnen maken vragen klanten beter naar referenties van gelijkaardige projecten en de methodologie dan om werk vooraf.

Welke suggesties heb je om de bestekken zo op te stellen dat kleine ondernemingen ook een kans krijgen?

Idealiter krijg je een maximumbudget en werken ze met criteria zoals methodologie/organisatie, referenties van vorige projecten, en een visie op duurzaamheid en inclusiviteit. Als de projectverantwoordelijke geen flauw idee heeft van welk soort budget erbij komt kijken, kan die persoon informatie inwinnen bij professionals en om prijsindicaties vragen. 

Zijn de Brusselse ondernemingen volgens jou bereid om in te gaan op de strengere duurzaamheidseisen van de overheidsinstanties?

Ik denk dat ondernemingen zoals de onze, die een positieve impact op de wereld willen hebben, opgetogen zullen zijn wanneer ze zien dat duurzaamheid deel uitmaakt van de criteria. Anderzijds moet je ervoor zorgen ook niet op de een of andere manier in greenwashing te vervallen. Je zult samen op zoek moeten gaan naar ideale oplossingen rekening houdend met het feit dat gerecupereerde materialen meer tijd vragen, dat materialen van biologische oorsprong duurder zijn … Je moet je ook afvragen hoeveel exemplaren echt nodig zijn, hoe het afgewerkte product hergebruikt kan worden, wat er in de laatste fase met het voorwerp gebeurt, enz.

Welke tips heb je voor kleine ondernemingen die willen inschrijven op dit soort openbare aanbesteding? 

Ik zou hen aanraden om al eens samen te zitten met duurzame leveranciers en op de hoogte te blijven van de laatste nieuwigheden op het vlak van materialen. Ze kunnen informatie inwinnen over ecologisch ontwerp (door bijvoorbeeld ‘l’éco-conception pour les graphistes’ van Lucile Quero te lezen) en over duurzame marketing (de geweldige podcast van Anaïs Baumgarten ‘Slow Marketing’ zit boordevol tips over dat onderwerp) om beter op de hoogte te zijn van dat thema.