Overheidsinstellingen ondervinden logistieke en juridische moeilijkheden wanneer ze hun IT-materiaal willen afstaan, of het nu is om dat materiaal een tweede leven te geven, of om het te recycleren. Daarom ontwikkelde Paradigm, de instelling van openbaar nut die verantwoordelijk is voor de digitalisering van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, RecycleIT. Dat project moet het voor overheidsdiensten makkelijker maken om hun IT-materiaal af te staan.
Waarom vormt IT-materiaal weggeven een uitdaging voor overheidsinstanties?
Het IT-materiaal van overheidsinstellingen behoort eigenlijk toe aan de gemeenschap. Het is onderworpen aan strenge beheersregels, ook als het gebruik ervan op zijn einde loopt. Die buitengebruikstelling houdt voor de logistieke verantwoordelijken verschillende moeilijkheden in.
Vier moeilijkheden bij het wegschenken van IT-materiaal
- De eerste moeilijkheid is juridisch van aard: wanneer een overheidsinstelling gratis materiaal weggeeft, moet het wettelijk kader nageleefd worden: het proces moet volledig gedocumenteerd worden, de begunstigden moeten in aanmerking komen (statuut, maatschappelijk doel, bestemming), en alles moet transparant verlopen om te garanderen dat het er rechtvaardig aan toegaat.
- De tweede moeilijkheid is het logistieke aspect: de overheidsdiensten moeten de inventarissen en de volumes van het buiten gebruik gestelde materiaal beheren, terwijl ze vaak niet voldoende opslagruimte en personeel hebben voor de analyse, de verdeling en de distributie.
- Een andere problematiek is de identificatie van betrouwbare partners om het materiaal verder te benutten, ofwel om het een tweede leven te geven, ofwel via geschikte recyclagecircuits. IT-uitrusting verliest snel haar waarde en het refurbishen ervan voor de wederverkoop kan duur uitvallen, zeker wat werkuren betreft.
- Voor instanties materiaal kunnen weggeven of doorverkopen moeten ze tot slot de gevoelige gegevens onomkeerbaar wissen zoals de GDPR dat voorschrijft. Dat dient om risico’s op lekken of diefstal te voorkomen en vraagt om een gecontroleerde procedure.
“IT-materiaal weggeven mag dan een positief initiatief zijn op sociaal en ecologisch vlak, het vormt een uitdaging voor alle betrokken partijen. Het vraagt administratief en logistiek beheer, er komen wettelijke veiligheidsvereisten bij kijken en de kosten voor de nodige refurbishing van het materiaal en het beheer van de inventaris kunnen oplopen. Dat proces vereist dan ook een nauwgezette organisatie, geschikt personeel en specifieke technische middelen.” – Thierry Chappe, Directeur Sustainable IT bij Paradigm
Recycle IT, een initiatief met Paradigm aan het roer
RecycleIT werd in februari 2022 opgericht door de cel Verantwoorde Digitalisering van Paradigm en wordt er ook door aangestuurd. Het wil buiten gebruik gesteld IT-materiaal van gewestelijke overheidsdiensten een tweede leven geven dankzij gestructureerde partnerschappen met lokale actoren in de circulaire economie. Het project kan terugvallen op een groeiend Brussels ecosysteem dat inzet op de valorisatie van informatica-uitrusting, met oog voor duurzaamheid en solidariteit.
Na een oproep voor kandidaturen werden uit de 21 contacten 9 vzw’s geselecteerd. Dat gebeurde op basis van strenge criteria: percentage materiaal dat opnieuw in de omloop wordt gebracht en de geografische zone waar dat gebeurt, traceerbaarheid, sociale en ecologische betrokkenheid, beveiliging van de gegevens, en naleving van de normen voor de verwerking van elektrische en elektronische apparatuur (EEA) en het afval ervan (AEEA of WEEE).
In ruil voor het gratis afstaan van materiaal engageren de partners zich om verschillende verplichtingen na te komen die vastliggen in een overeenkomst: een jaarlijks verslag afleveren over de verwerking van het materiaal (herstelling, recyclage, herverkoop …), ervoor zorgen dat een deel van de gegenereerde waarde bij kwetsbare doelgroepen (scholen, studenten, rusthuizen, …) terechtkomt, en externe audits toelaten om transparantie en conformiteit te garanderen.
Op die manier reikt RecycleIT een concrete oplossing aan om de digitale voetafdruk te verkleinen en sociale inclusie te stimuleren.
Welke impact en voordelen ondervinden overheidsdiensten die hun IT-materiaal wegschenken?
1. Win tijd en vereenvoudig uw aanpak
Met het project RecycleIT vereenvoudigt Paradigm het beheer van afgedankt materiaal van overheidsdiensten door binnen een duidelijk wettelijk kader toezicht te houden op de begunstigden, de overdrachten en de jaarlijkse verslaggeving. De partner-vzw’s nemen de logistiek voor hun rekening: ophaling, sorteren, opslag, refurbishen, afvalbeheer en opnieuw in omloop brengen.
2. Draag bij aan een lokale circulaire economie
Door IT-materiaal weg te geven ondersteunt u partner-vzw’s die bijdragen aan lokale werkgelegenheid en de dynamiek van de gewestelijke circulaire economie.
3. Zet u in voor een ecologische en sociale manier van werken
RecycleIT helpt waardevolle hulpbronnen in stand houden op het Brusselse grondgebied, door in te zetten op het lokale hergebruik ervan. Het grootste deel van de ecologische impact van de digitale manier van leven en werken hangt samen met de productie van de eindapparaten. We weten tegenwoordig dat de digitale sector een activiteitensector is met een grote impact op het milieu. De koolstofvoetafdruk ervan is 1,5 keer zo groot als die van de luchtvaart (The Shift Project, oktober 2020). De ontginning van de vele metalen voor onze apparatuur vraagt enorm veel energie en heeft grote gevolgen voor de ecosystemen (The Shift Project, oktober 2020).
Het voornaamste dat we dus kunnen doen om de milieu-impact van het digitale materiaal tot een minimum te beperken is die uitrusting een tweede leven geven. Op die manier neemt u zelf een rol op in de circulaire economie en helpt u mee bouwen aan een duurzamere digitale wereld.
4. Verklein de digitale kloof in het Gewest
Door de tegenprestaties en de engagementen van de partner-vzw’s helpt RecycleIT kwetsbare doelgroepen rechtstreeks of onrechtstreeks toegang krijgen tot IT-materiaal. Dat kunnen ze dan gebruiken in de structuren die ze ter beschikking hebben, of aanschaffen tegen een voordeeltarief. Sommige vzw’s bieden mensen die bijstand krijgen van het OCMW bijvoorbeeld computers aan tegen een verlaagde prijs of ze financieren opleidingen voor wie te lijden heeft onder de digitale kloof.
Hoe kunt u als overheidsdienst gebruikmaken van dit project?
RecycleIT toont aan dat het mogelijk is om het wettelijk kader na te leven en tegelijk toch duurzaam te werk te gaan. Het project maakt overheidsdiensten wegwijs om hun IT-materiaal op een verantwoorde manier af te staan, onder begeleiding van Paradigm.
U aansluiten bij RecycleIT kan in 4 eenvoudige stappen:
- Neem contact op met Paradigm via recycleIT@paradigm.brussels.
- Laat hen weten welke IT-uitrusting u wil weggeven.
- Paradigm regelt de gift met de partner-vzw’s.
- U ontvangt een gedetailleerd verslag, waaruit de impact van uw bijdrage blijkt.
Waarom zou u voor RecycleIT kiezen om uw IT-materiaal af te danken?
- Een veilig wettelijk kader: In overeenstemming met artikel 99 van de ordonnantie van 23 februari 2006 kunnen overheidsdiensten buiten gebruik gesteld IT-materiaal gratis afstaan, in een specifiek juridisch kader dat duurzaamheid bevordert.
- Betrouwbare partners: Negen gespecialiseerde vzw’s staan in voor een verantwoord beheer: hergebruik, recyclage of solidaire doorverkoop.
- Transparante opvolging: Elke gift wordt getraceerd, zodat u zicht hebt op het gebruik en de impact van de apparatuur.
Met RecycleIT heeft Paradigm een administratieve en logistieke problematiek omgezet in een opportuniteit voor overheidsdiensten. Dit project maakt het makkelijker om IT-materiaal weg te geven, het bevordert de circulaire economie en komt ook sociale aangelegenheden ten goede. Door zich aan te sluiten bij dit initiatief dragen overheidsdiensten bij aan een verantwoord beheer van hun IT-uitrusting en inspireren ze andere actoren om hetzelfde te doen.
Neem contact op met Paradigm Graag meer weten of u aansluiten bij RecycleIT?
Neem contact op met het team via recycleIT@paradigm.brussels en maak deel uit van de transitie naar een duurzamere digitale wereld.