Hoe maakt u uw overheidsopdrachten voor meubilair duurzame? Het inspirerende voorbeeld van citydev.brussels

Het is niet altijd eenvoudig om bezig te zijn met duurzaamheid als je inkoopt voor je overheidsinstelling. Gelukkig telt ons Gewest tal van instanties die overheidsopdrachten doorvoeren die qua duurzaamheid het goede voorbeeld geven. Zij delen hun ervaringen maar al te graag om u te inspireren. Vandaag zetten we citydev.brussels in de spotlights. Bij haar verhuizing in 2023 koos deze instantie voor een inventieve aanpak om meubilair aan te kopen. Ze mocht vervolgens 7 kwalitatief hoogstaande offertes in ontvangst nemen die ook qua uitvoering van de opdracht in de smaak vielen bij de klant. We nemen een kijkje om na te gaan welke goede praktijken bijgedragen hebben aan het succes van deze aanbesteding.

Een overheidsinstantie die zich inzet voor de transitie

In het kader van de strategie voor economische transitie Shifting Economy is het cruciaal dat de overheidsinstanties het goede voorbeeld geven en hun manier van werken veranderen om de weg te effenen voor een koolstofvrije gewestelijke economie. Dat geldt zeker voor citydev.brussels, dat als een van de eerste Brusselse overheidsinstellingen het label Ecodynamische Onderneming met 3 sterren wist te verkrijgen. Het geeft blijk van hun engagement voor ecobeheer.

Een overheidsopdracht voor meubilair

In 2023 verhuisde citydev.brussels naar een nieuwe hoofdzetel. Ze moesten die nieuwe plek dus voorzien van stoelen, vergadertafels, kasten, rekken … Ze kregen begeleiding van een consultancybureau om hun behoeften te analyseren en in die fase werd al een eerste goede praktijk toegepast. Ze kozen er namelijk voor om bepaalde meubelstukken die ze al hadden te houden, en hebben dus gedeeltelijk gewerkt met hergebruik.

“Door de nieuwe opstelling van de bureaus hadden we wel nog nieuw meubilair nodig. We waren op zoek naar een aantal stukken die citydev.brussels echt in de verf zouden zetten en daarvoor wilden we duurzaamheidscriteria opnemen”, vertelt Perrine Collin, coördinatrice van de gewestelijke FabLabs bij citydev.brussels.

Door hun activiteiten kwamen de personen die voor deze opdracht instonden regelmatig in contact met tal van ambachtslui en ondernemingen in de sector. Ze hadden dus al een goed idee van het aanbod en van wat haalbaar was.

De duurzaamheid van de offerte evalueren: hoe pakt u dat aan?

Om de best mogelijke offertes te vinden verdeelde citydev.brussels de aanbesteding in twee percelen. Voor perceel 1 zochten ze naar bepaalde specifieke kasten. Die moesten de ruimte kunnen onderverdelen want de bureaus bevinden zich nu in een open space en dat was voordien nog niet het geval.

Met perceel 2 was het dan weer de bedoeling om meubels te vinden die een bepaalde sfeer zouden scheppen. Ze wilden de plek met lage tafels, armaturen en gepersonaliseerde onthaaldesks een eigen identiteit geven.

In wat volgt ontdekken we welke technische en gunningscriteria bij deze aanbesteding gebruikt werden.

De technische specificaties waren dezelfde voor beide percelen en bevatten minimale duurzaamheidsvereisten die nageleefd moesten worden. Een aantal inspirerende criteria heeft betrekking op het onderhoud van de meubelstukken, om de levensduur van het meubilair te verlengen: “Gedurende minstens 10 jaar na de levering van de uitrusting moeten er wisselstukken of equivalente stukken met een gelijkaardige functie beschikbaar blijven”, “Er worden nota’s ter beschikking gesteld met informatie over het onderhoud van de meubels in functie van de verschillende materialen, met montage-instructies voor het meubilair en info over de gebruikte materialen in het product en hun levenseinde: recyclage, nuttige toepassingen, specifiek centrum voor de ontmanteling.” 

Andere criteria draaiden eerder om het beperken/vermijden van producten die het milieu kunnen schaden: “de vullingen moeten voldoen aan de criteria van het Europese ecolabel”, “HFC en dichloormethaan zijn verboden als blaasmiddelen in polyurethaanschuim”.

Laten we nu even naar de gunningscriteria kijken. Citydev.brussels heeft twee verschillende benaderingen uitgeprobeerd om de offertes van beide percelen te analyseren.

Voor ‘Perceel 1 – Duurzaam meubilair’, is gekozen voor een standaardtoekenning van de punten. 25 punten van de 100 waren toegekend aan de ecologische kwaliteit van het meubilair. Om die kwaliteit te beoordelen waren verschillende criteria opgesteld, zoals de ‘demonteerbaarheid’ van het meubel om recyclage en upcycling te stimuleren, en het aandeel gerecycleerd materiaal als percentage van het gewicht voor de materialen op basis van metalen, plastic en hout. De inschrijver moest die criteria dus rechtvaardigen via een nauwkeurig systeem met percentages.

Voor ‘Perceel 2 – Gepersonaliseerd meubilair’, was de aanpak anders. 30 punten gingen naar de ecologische kwaliteit van de productie van het meubel. Om die te beoordelen werd de inschrijvers gevraagd om een analyserooster met criteria over ecologisch ontwerp in te vullen. Het rooster telde één regel per stap in de levenscyclus met minstens 3 criteria per stap: grondstoffen (afkomstig van hergebruik, ecolabels, korte ketens, …), verwerking (energieverbruik, …), verpakkingen (al dan niet herbruikbaar, ecologisch verantwoord), logistiek en levering (leverwijze, aantal kilometers), gebruik (al dan niet modulair, onderhoud, …) en levenseinde (herstelbaarheid en sorteermogelijkheden).

Voor elk van die stappen konden de ondernemingen kiezen welke bewijzen ze wilden voorleggen. Voor het staven was de aanpak dus flexibeler.

Raadpleeg hier het bestek voor meer info over deze overheidsopdracht.

Er werden verschillende soorten bewijzen aangeleverd: labels, offertes om de oorsprong van de materialen te bewijzen, technische fiches met certificaten. En bepaalde elementen, zoals de aanwezigheid van herbruikbare verpakkingen, werden meteen ter plaatse gecontroleerd.

Vanuit die ervaring beveelt citydev.brussels voortaan aan om een uniforme aanpak te volgen. Het feit dat beide percelen beheerd werden door verschillende personen, met een afzonderlijke aanpak, heeft het immers redelijk ingewikkeld gemaakt om de offertes te analyseren. In dit geval is het analyserooster met criteria rond ecologisch ontwerp invullen de meest doeltreffende methode gebleken. Zo konden ze de offertes gemakkelijker vergelijken.