Pas toujours facile de penser durabilité lorsqu’on achète pour son administration publique. Heureusement, notre Région regorge d’institutions mettant en place des marchés publics durables, prêtes à partager leurs expériences pour vous inspirer. Aujourd’hui, nous mettons en lumière citydev.brussels. Lors de son déménagement en 2023, cette institution a adopté une approche inventive pour l’achat de mobilier, ce qui a abouti à la réception de 7 offres de qualité et à la satisfaction du client quant à l’exécution du marché. Découvrons les bonnes pratiques qui ont contribué au succès de ce marché.
Une administration engagée dans la transition
Dans le cadre de la stratégie de transition économique Shifting Economy, il est primordial que les administrations publiques montrent l’exemple et changent leurs modes de fonctionnement pour l’avènement d’une économie régionale décarbonée. C’est le cas de citydev.brussels, qui est l’un des premiers organismes publics bruxellois à avoir obtenu le Label Entreprise Ecodynamique avec 3 étoiles, démontrant ainsi son engagement en faveur de l’écogestion.
Un marché public de mobilier
En 2023, citydev.brussels a déménagé dans un nouveau siège social. Ils avaient donc besoin de meubler ce nouveau lieu avec des chaises, des tables de réunion, des armoires, des étagères… Pour analyser leurs besoins, un bureau de consultance les a accompagnés, et à ce stade, une première bonne pratique a été mise en place : ils ont choisi de conserver certaines pièces de leur mobilier existant, et ont donc répondu à leurs besoins en partie par le réemploi.
« Vu la nouvelle organisation des bureaux, nous avions tout de même besoin de nouveau mobilier et nous avions une volonté d’avoir certaines pièces qui allaient donner une image forte de citydev.brussels tout en incluant des critères de durabilité » témoigne Perrine Collin, Coordinatrice des FabLabs régionaux chez citydev.brussels.
De par leurs activités, les personnes en charge de ce marché sont régulièrement en contact avec de nombreux artisans et entreprises dans le secteur. Ils avaient donc déjà une bonne connaissance de l’offre et de ce qui était envisageable.
Évaluation de la durabilité de l’offre : comment faire ?
Pour trouver les meilleures offres possibles, citydev.brussels a divisé le marché en deux lots. Pour le lot 1, certaines armoires spécifiques étaient recherchées : ils avaient besoin d’armoires permettant de diviser l’espace, car les bureaux sont maintenant dans un open-space, ce qui n’était pas le cas avant.
Avec le lot 2, l’objectif était plutôt de trouver du mobilier qui permettrait de créer une atmosphère, une identité au lieu avec des tables basses, des luminaires, et des desks d’accueil personnalisés.
Découvrons quelles spécifications techniques et critères d’attribution ont été employés dans ce marché.
Les spécifications techniques étaient les mêmes pour les deux lots et contenaient des exigences durables minimales à respecter. Parmi les critères inspirants, nous en retrouvons certains ayant pour objet l’entretien des pièces, pour allonger la durée du cycle de vie du mobilier : « La disponibilité des pièces de rechange ou de pièces équivalentes à fonction similaire doit être prévue pendant au moins 10 ans après livraison des équipements », « Des notices seront mises à disposition et comprendront des informations portant sur l’entretien du mobilier en fonction des différents matériaux, les instructions d’assemblage du mobilier et les matériaux utilisés dans le produit et leur fin de vie : recyclage, valorisation, centre de démantèlement spécifique. »
D’autres visaient plutôt à limiter/éviter la présence de produits nocifs pour l’environnement : « les matériaux de rembourrage doivent être conformes aux critères de l’Ecolabel européen », « Le HFC et le chlorure de méthylène sont interdits en tant qu’agents d’expansion pour les mousses de polyuréthane ».
Penchons-nous maintenant sur les critères d’attribution. Citydev.brussels a expérimenté deux approches différentes pour analyser les offres des deux lots.
Pour le « lot 1 – Mobilier durable », une attribution standard des points a été choisie. 25 points sur 100 étaient accordés à la qualité environnementale du mobilier. Pour évaluer cette qualité, plusieurs critères étaient établis comme le caractère « démontable » du mobilier afin de favoriser le recyclage et l’upcycling, ou encore la teneur en matériaux recyclés en pourcentage en poids pour les matériaux à base de métaux, plastique et bois. Ces critères étaient donc justifiés par le soumissionnaire via un système de pourcentage précis.
Pour le « lot 2 – Mobilier personnalisé », l’approche était différente. 30 points étaient accordés à la qualité environnementale de la production du mobilier. Pour évaluer celle-ci, il était demandé aux soumissionnaires de remplir une grille d’analyse des critères d’écoconception. La grille comportait une ligne par étapes du cycle de vie avec minimum 3 critères par étape : matières premières (issues du réemploi, écolabels, circuits courts,..), transformation (consommation d’énergie,..), emballages (caractère réutilisable, éco-responsabilité), logistique et livraison (mode de livraison, nombre de kilomètres), utilisation (caractère modulaire, entretien,..) et fin de vie (caractère réparable et possibilité de tri).
À chacune de ces étapes, les entreprises pouvaient choisir quelles preuves et justifications elles souhaitaient apporter. L’approche était donc plus flexible pour la justification.
Pour plus d’informations sur ce marché, consultez le cahier des charges ci-dessous.
Plusieurs types de preuves ont été apportées : des labels, des devis pour prouver l’origine des matériaux, des fiches techniques avec des certificats, et certains éléments comme la présence d’emballages réutilisables étaient vérifiés directement sur place.
Forte de cette expérience, citydev.brussels recommande désormais de suivre une approche unifiée. En effet, le fait que les deux lots aient été gérés par des personnes différentes, avec des approches distinctes, a rendu l’analyse des offres assez complexe. Dans ce cas, remplir la grille d’analyse des critères d’écoconception s’est avérée la méthode la plus efficace, leur permettant ainsi de comparer plus facilement les offres.
| N’hésitez pas à vous inspirer des clauses de ce marché pour en intégrer des similaires, et à faire appel au helpdesk gratuit greenprocurement@environnement.brussels pour obtenir des conseils plus personnalisés à vos besoins, vous aider à la rédaction des clauses et exigences techniques, la prospection du marché ou encore pour avoir une relecture de votre cahier des charges. |